Administrer Nextcloud
- La migration - migrer depuis Google Drive ou autre
- Les utilisateur⋅ices
- Les applications Nextcloud
- Paramétrage d'OnlyOffice
- Dossier de groupe
- Configurer l'apparence
- Configurer les DNS pour Nextlcoud chez le Cloud Girofle
La migration - migrer depuis Google Drive ou autre
Qu'est-ce qui risque de ne pas marcher lors de la migration, à quoi faut-il faire attention ?
Quelques conseils
- Souvent, les migrations sont difficiles plus à cause de soucis humains (réticence ou mauvaise information des utilisateur⋅ices), plutôt qu'à cause de soucis techniques.
- Il faut donc :
- bien prévenir les utilisateur⋅ices en amont, s'assurer que la majorité des personnes est effectivement ok pour changer d'outil.
- Lors de la migration, passer le nuage existant en lecture seule/le départager pour éviter que des modifications aient lieu pendant la synchronisation
- Après la migration, la question se pose de le remettre en ligne ou pas. L'idéal serait de ne pas le faire, mais des fois il faut un temps d'adaptation pour certaines personnes ; qui peut être nécessaire à ce moment-là si on ne l'a pas prévu en amont.
- Dans les choses qui peuvent ne pas fonctionner, si votre collectif utilise des documents texte ou tableur avec une mise en page complexe, il est possible que le logiciel de documents collaboratifs OnlyOffice ne les ouvre pas bien (même si en général le rendu est très bon).
- Il est possible de demander au Cloud Girofle d'ajouter des polices supplémentaires.
Retour d'expérience d'une structure utilisatrice, depuis Google Drive
Pour la migration, j'avais pas mal galéré parce Gdrive verrouille un peu tout (genre je pouvais pas télécharger juste le dossier principal, ça me téléchargeait plusieurs fichiers zip de 2Go, et c'était à moi de reconstruire l'arborescence à la mano.)
Bref j'avais utilisé une app pour synchroniser son Gdrive sur son ordi, puis je l'ai sync avec nextcloud.
Mais je crois que maintenant il y a une app nextcloud qui permet de faire ça. Alors je ne l'ai pas testé donc je ne sais pas trop si ça marche bien. Il n’y a pas de risque à essayer non plus je pense !
L'app que j'avais utilisé s'appelle InSync, et était gratuite 14j.
Les utilisateur⋅ices
Création d’utilisateur
Pour ajouter un utilisateur, il faut que tu ailles dans le menu en haut à droite, que tu cliques sur "utilisateurs", et en haut à gauche tu as un bouton pour ajouter un utilisateur. Pour ajouter un administrateur, il faut spécifier qu'ils appartiennent au groupe "admin".
Quand tu crées un compte et que tu renseignes l'adresse email dans le champ "email", la personne reçoit un email automatique pour réinitialiser son mot de passe.
Suppression d’utilisateur
NOUS LE DÉCONSEILLONS : lors de la suppression d’un utilisateur, tous les documents qu’iel a créé sont supprimés, y compris les documents partagés.
Nous conseillons de désactiver le compte à la place.
Les applications Nextcloud
Les applications
Les instances Nextcloud viennent avec des applications préinstallées (firstrunwizard, dasboard, pictures, contacts...)
Applications disponibles par défaut
- Dashboard
- Files
- Photos
- Calendrier
- OnlyOffice
Applications qui peuvent être utiles
- External Sites : ajouter un lien vers un site externe dans la barre en haut
- Contacts
- Taches
- Notes
- Deck
- Bookmarks (stocker des liens vers des pages comme des fichiers)
- Collectives (faire des pages wiki)
Sorts(afficher une vue en arborescence des fichiers/dossiers) - plus disponible à partir de la version 25 de Nextcloud
Et aussi : N’importe quelle autre app de votre choix, vous avez les droits administrateur sur votre instance. Néanmoins, certaines applications consomment beaucoup de ressources et ne sont pas adaptées pour les serveurs du Cloud Girofle, n'hésitez pas à nous en parler si vous avez un doute :)
Applications non compatible
⚠ L'édition collaborative par les applications suivantes n'est pas compatible avec la configuration du Cloud Girofle. L'installation de ces applications peut causer des soucis majeurs pour tous les utilisateur⋅ices.
- Collabora Online (richdocumentscode)
- Nextcloud Office (richdocuments)
- Document Server Community (documentserver_community)
L'usage de l'application Talk, notamment pour de la voix, est également non supporté, à utiliser à vos risques et périls.
External Sites
Il peut arriver qu'un site ne s'ouvre pas après avoir été configuré. Il est possible de configurer l'ouverture dans un nouvel onglet/nouvelle fenêtre dans le paramétrage. Pour cela, il faut cocher la case "ce site n'autorise pas l'intégration" :
Contacts
Supprimer un groupe de contacts
Apparemment, c'est un bug connu, on ne peut pas supprimer un groupe de contacts sous Nextcloud actuellement.
Annotation de PDFs
Est-il possible d’annoter des PDF ?
Oui, c’est possible. Pour cela, il faut que l’extension « PDF Annotate » soit activée. Pour cela, merci de nous contacter car elle n’est pas disponible dans l’app store de Nextcloud (attention, il existe une extension avec un nom similaire PDF Annotations, mais qui ne propose pas d’ajouter du texte).
Cette extension est relativement sommaire pour l’instant, elle permet d’ajouter du texte, de surligner et de tracer un certain nombre de formes. Il est possible de supprimer les formes en passant son curseur dessus (une ombre apparaît autour de la forme), et d’appuyer sur la touche « Suppr ». Les formes peuvent aussi être déplacées.
Pensez à toujours cliquer sur le bouton « Save » (en haut à droite), pour que les modifications soient enregistrées. Sinon elles sont perdues.
Ouvrir un PDF pour l’annoter : cliquer sur Annotate
Le PDF s’ouvre, avec la possibilité de tracer des formes, etc
- Le petit curseur en forme de flèche permet de déplacer les annotations qui auront été faites
- La petite icône en forme de crayon permet de choisir l’outil de dessin (de gauche à droite : ligne à main levée, rectangle, ellipse, ligne droite, texte)
- L’icône de couleur bleue permet de changer la couleur de la forme à tracer.
- L’icône avec le petit document tout à droite permet d’enregistrer le document.
Ne pas oublier d’enregistrer !
Dropbox integration
L'application Dropbox Integration (https://apps.nextcloud.com/apps/integration_dropbox) vous permet d'importer vos données Dropbox vers votre Nextcloud.
Depuis votre compte personnel, vous pouvez vous connecter à Dropbox qui vous donner un code d'accès, puis renseigner ce code dans votre espace personnel Nextcloud.
⚠️ Suite à notre premier test, l'import ne semble pas fonctionner. Il reste bloqué à 0. Nous n'avons pas eu le temps de pousser le diagnostique plus loin pour le moment.
Paramétrage d'OnlyOffice
Comment faire en sorte que les documents s’ouvrent dans un nouvel onglet ?
Il faut décocher l’option « ouvrir dans le même onglet » dans Paramètres > Onlyoffice
Comment ouvrir des fichiers au format OpenDocument
Pour ouvrir les fichiers au format OpenDocument (exemple: .odt, .ods, .odp, odg,...) avec Onlyoffice, il faut cocher les cases correspondantes dans le menu "Onlyoffice" dans les "Paramètre d'administration".
Attention cela dit, comme indiqué dans la configuration, des modifications pourraient être perdues lors de l'enregistrement de certains fichiers au format OpenDocument.
Dossier de groupe
Pour collaborer dans un espace de travail, la création d'un dossier, partagé avec un groupe d'utilisateurs, est la méthode généralement utilisée.
L'avantage de cette méthode est sa facilité de mise en œuvre : tout utilisateur peut créer un dossier et définir les autorisations par groupe ou utilisateur ouverts au partage. Son inconvénient : chaque élément (document ou sous-dossier) hérite des droits définis au niveau du dossier, sans dérogation possible.
- La gestion par "Dossier de groupes" est la solution pour parvenir à une gestion fine des autorisations sur le dossier, ses documents et sous-dossiers.
- Le Dossier de groupes est créé par un profil Administrateur qui définit le ou les groupes affectés au dossier puis attribue des « autorisations avancées » à un ou plusieurs groupes et/ou un ou plusieurs utilisateurs
- Les utilisateurs ayant des « autorisations avancées » peuvent autoriser ou interdire, sur les documents ou sous-dossiers, les droits hérités du dossier parent.
Si une personne quitte un collectif et que cette personne est propriétaire d'un dossier utile à d'autres membres, il faudra copier tout le contenu du dossier vers un.e autre utilisateurice sinon ce contenu sera perdu lors de la suppression du compte du membre qui part.
Pour éviter ce cas, le plus simple est de créer des dossier de groupe, qui ne seront pas supprimés lors du départ d'un.e membre.
Installer l'application "Group Folders"
Cette étape n'est à réaliser qu'une seule fois.
Pour réaliser cette étape, vous devez être administrateurice.
Puis chercher l'application qui s'appelle "Group folders", et cliquez sur "Télécharger et activer".
Créer le dossier de groupe
Cette opération est réalisée par un profil Administrateur.
Aller dans le Menu Paramètres d’administration, puis sélectionner Dossier de groupes
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Définir les paramètres du Dossier de groupes
Nom du dossier
Veiller à ne pas utiliser le nom d’un dossier existant
Groupes
Sélectionner les groupes avec lesquels le dossier est partagé
Quota
Si besoin, définir un quota
Autorisations avancées
Cocher la case, puis sélectionner utilisateur(s) et/ou groupe(s) autorisés à gérer des autorisations spécifiques à l'intérieur du dossier de groupes
Mettre à jour les droits d'accès
Cette opération est ouverte aux personnes bénéficiant des Autorisations avancées sur le Dossier de groupes.
Les autorisation avancées vous permettent de partager des accès à certains fichiers ou dossier de manière assez fine. Nous déconseillons de donner les autorisations avancées à des personnes qui n'ont pas été formées au préalables sur les impacts possibles de ses accès (avec les autorisation avancées, il est notamment possible de cacher l'existence de certains dossiers).
Une fois les autorisations avancées activée pour un.e utilisateurice, iel peut réaliser les étapes suivantes.
1- Cliquer sur l’icône Partager du dossier
2- Cliquer sur Ajouter une règle d’autorisation avancée pour sélectionner un utilisateur ou un groupe
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3- Ajuster les droits fonction par fonction
FAQ
Est-ce que je perds mes liens de partages si je déplace un document vers un dossier de groupe ?
Si le lien de partage est fait sur un fichier ou dossier, et que vous le déplacer vers un dossier de groupe (ou ailleurs), le lien de partage est conservé.
Attention: si en revanche vous avez un dossier A et que vous souhaitez le convertir en dossier de groupe, il faudra créer un dossier de groupe B, puis déplacer tous les documents du dossier A vers le dossier B. Les liens de partage fait sur le dossier A seront perdu. Les liens de partages fait sur les documents à l'intérieur du dossier A, eux, seront conservés.
J'ai enlevé les accès de tous les groupes (y compris les miens) des autorisations d'un dossier, du coup je n'y ai plus accès, comment faire ?
En tant qu'administrateur, il faut se rendre sur la page de gestion des utilisateurices et groupes, et s'enlever des groupes pour lesquels les autorisations ont été enlevées. Vous devriez retrouver l'accès à votre dossier, et pouvoir réparer les problèmes d'accès. Une fois les autorisations rétablie, n'oubliez pas de remettre votre utilisateur dans les groupes d'origine.
Configurer l'apparence
Comment faire pour que les angles soient un peu moins ronds ?
Il faut installer l'app "Custom CSS" et insérer le code suivant (dans l'onglet Personnaliser l'apparence de l'interface d'administration) :
#content, #content-vue {
border-radius: 10px;
}Voilà le résultat :
Configurer les DNS pour Nextlcoud chez le Cloud Girofle
Cette page décrit la procédure à suivre pour configurer son DNS pas-a-pas afin de pouvoir avec un Nextcloud chez le Cloud Girofle, mais avec son propre domaine. Pour un Nextcloud sur un domaine du type quelquechose.girofle.cloud, procédure n'est pas nécessaire.
Il y a 3 entrées DNS (de type CNAME) à configurer, nous vous enverrons les valeurs à renseigner par email 📧
Chez Gandi
1. Sélectionnez votre domaine en cliquant sur "Nom de domaine", puis sur le nom de domaine
