Administrer Nextcloud

La migration - migrer depuis Google Drive ou autre

Qu'est-ce qui risque de ne pas marcher lors de la migration, à quoi faut-il faire attention ?

Quelques conseils

Retour d'expérience d'une structure utilisatrice, depuis Google Drive

Pour la migration, j'avais pas mal galéré parce Gdrive verrouille un peu tout (genre je pouvais pas télécharger juste le dossier principal, ça me téléchargeait plusieurs fichiers zip de 2Go, et c'était à moi de reconstruire l'arborescence à la mano.)

Bref j'avais utilisé une app pour synchroniser son Gdrive sur son ordi, puis je l'ai sync avec nextcloud.

Mais je crois que maintenant il y a une app nextcloud qui permet de faire ça. Alors je ne l'ai pas testé donc je ne sais pas trop si ça marche bien. Il n’y a pas de risque à essayer non plus je pense !

L'app que j'avais utilisé s'appelle InSync, et était gratuite 14j.

Les utilisateur⋅ices

Création d’utilisateurCapture d’écran du 2022-06-19 17-59-30.png

Pour ajouter un utilisateur, il faut que tu ailles dans le menu en haut à  droite, que tu cliques sur "utilisateurs", et en haut à gauche tu as un  bouton pour ajouter un utilisateur. Pour ajouter un administrateur, il  faut spécifier qu'ils appartiennent au groupe "admin".

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NC ajout utilisateur

Quand tu crées un compte et que tu renseignes l'adresse email dans le champ "email", la personne reçoit un email automatique pour réinitialiser son mot de passe.

Suppression d’utilisateur

NOUS LE DÉCONSEILLONS : lors de la suppression d’un utilisateur, tous les documents qu’iel a créé sont supprimés, y compris les documents partagés.

Nous conseillons de désactiver le compte à la place.

Les applications Nextcloud

Les applications

Les instances Nextcloud viennent avec des applications préinstallées (firstrunwizard, dasboard, pictures, contacts...)

Applications disponibles par défaut

Applications qui peuvent être utiles

Et aussi : N’importe quelle autre app de votre choix, vous avez les droits administrateur sur votre instance. Néanmoins, certaines applications consomment beaucoup de ressources et ne sont pas adaptées pour les serveurs du Cloud Girofle, n'hésitez pas à nous en parler si vous avez un doute :)

Applications non compatible

L'édition collaborative par Collabora n'est pas compatible avec la configuration du Cloud Girofle. L'installation de cette application peut causer des soucis majeurs pour tous les utilisateur⋅ices.

Application Contacts

Supprimer un groupe de contacts

Apparemment, c'est un bug connu, on ne peut pas supprimer un groupe de contacts sous Nextcloud actuellement.

Annotation de PDFs

Est-il possible d’annoter des PDF ?

Oui, c’est possible. Pour cela, il faut que l’extension « PDF Annotate » soit activée. Pour cela, merci de nous contacter car elle n’est pas disponible dans l’app store de Nextcloud (attention, il existe une extension avec un nom similaire PDF Annotations, mais qui ne propose pas d’ajouter du texte).

Cette extension est relativement sommaire pour l’instant, elle permet d’ajouter du texte, de surligner et de tracer un certain nombre de formes. Il est possible de supprimer les formes en passant son curseur dessus (une ombre apparaît autour de la forme), et d’appuyer sur la touche « Suppr ». Les formes peuvent aussi être déplacées.

Pensez à toujours cliquer sur le bouton « Save » (en haut à droite), pour que les modifications soient enregistrées. Sinon elles sont perdues.

Capture d’écran du 2022-06-19 18-40-27.png

Ouvrir un PDF pour l’annoter : cliquer sur Annotate

Capture d’écran du 2022-06-19 18-40-35.png

Le PDF s’ouvre, avec la possibilité de tracer des formes, etc

Capture d’écran du 2022-06-19 18-40-42.png

Ne pas oublier d’enregistrer !

Dropbox integration

L'application Dropbox Integration (https://apps.nextcloud.com/apps/integration_dropbox) vous permet d'importer vos données Dropbox vers votre Nextcloud.

Depuis votre compte personnel, vous pouvez vous connecter à Dropbox qui vous donner un code d'accès, puis renseigner ce code dans votre espace personnel Nextcloud.

Screenshot from 2023-09-21 10-28-36.png

⚠️ Suite à notre premier test, l'import ne semble pas fonctionner. Il reste bloqué à 0. Nous n'avons pas eu le temps de pousser le diagnostique plus loin pour le moment.

2023-09-21 102906.png

Paramétrage d'OnlyOffice

Comment faire en sorte que les documents s’ouvrent dans un nouvel onglet ?

Il faut décocher l’option « ouvrir dans le même onglet » dans Paramètres > Onlyoffice

Capture d’écran du 2022-04-26 17-03-59.png

Comment ouvrir des fichiers au format OpenDocument

Pour ouvrir les fichiers au format OpenDocument (exemple: .odt, .ods, .odp, odg,...) avec Onlyoffice, il faut cocher les cases correspondantes dans le menu "Onlyoffice" dans les "Paramètre d'administration".

image.png

Attention cela dit, comme indiqué dans la configuration, des modifications pourraient être perdues lors de l'enregistrement de certains fichiers au format OpenDocument.

 

Dossier de groupe

Pour collaborer dans un espace de travail, la création d'un dossier, partagé avec un groupe d'utilisateurs, est la méthode généralement utilisée.
L'avantage de cette méthode est sa facilité de mise en œuvre : tout utilisateur peut créer un dossier et définir les autorisations par groupe ou utilisateur ouverts au partage. Son inconvénient : chaque élément (document ou sous-dossier) hérite des droits définis au niveau du dossier, sans dérogation possible.

La gestion par "Dossier de groupes" est la solution pour parvenir à une gestion fine des autorisations sur le dossier, ses documents et sous-dossiers.
- Le Dossier de groupes est créé par un profil Administrateur qui définit le ou les groupes affectés au dossier puis attribue des « autorisations avancées » à un ou plusieurs groupes et/ou un ou plusieurs utilisateurs
- Les utilisateurs ayant des « autorisations avancées » peuvent autoriser ou interdire, sur les documents ou sous-dossiers, les droits hérités du dossier parent.

Si une personne quitte un collectif et que cette personne est propriétaire d'un dossier utile à d'autres membres, il faudra copier tout le contenu du dossier vers un.e autre utilisateurice sinon ce contenu sera perdu lors de la suppression du compte du membre qui part.
Pour éviter ce cas, le plus simple est de créer des dossier de groupe, qui ne seront pas supprimés lors du départ d'un.e membre.

Installer l'application "Group Folders"

Cette étape n'est à réaliser qu'une seule fois.

Pour réaliser cette étape, vous devez être administrateurice.

Depuis le menu (en cliquant sur votre profil en haut à droite de l'écran), cliquez sur le bouton "Applications" pour aller vers la page d'ajout d'application.

Menu de navigation - Cliquez sur le bouton "Applications"

Puis chercher l'application qui s'appelle "Group folders", et cliquez sur "Télécharger et activer".

Ligne de l'application "Group folders" dans la liste des applications

Créer le dossier de groupe

Cette opération est réalisée par un profil Administrateur.                                                                                                                         


Aller dans le Menu Paramètres d’administration, puis sélectionner Dossier de groupes

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Définir les paramètres du Dossier de groupes

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Nom du dossier
Veiller à ne pas utiliser le nom d’un dossier existant

Groupes
Sélectionner les groupes avec lesquels le dossier est partagé

Quota
Si besoin, définir un quota

Autorisations avancées
Cocher la case, puis sélectionner utilisateur(s) et/ou groupe(s) autorisés à gérer des autorisations spécifiques à l'intérieur du dossier de groupes

Mettre à jour les droits d'accès

Cette opération est ouverte aux personnes bénéficiant des Autorisations avancées sur le Dossier de groupes


1- Cliquer sur l’icône Partager du dossier

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2- Cliquer sur Ajouter une règle d’autorisation avancée pour sélectionner un utilisateur ou un groupe


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3- Ajuster les droits fonction par fonction

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Configurer l'apparence

Comment faire pour que les angles soient un peu moins ronds ?

Il faut installer l'app "Custom CSS" et insérer le code suivant (dans l'onglet Personnaliser l'apparence de l'interface d'administration) :

#content, #content-vue {
border-radius: 10px;
}

Voilà le résultat :

image.png

Configurer les DNS pour Nextlcoud chez le Cloud Girofle

Cette page décrit la procédure à suivre pour configurer son DNS pas-a-pas afin de pouvoir avec un Nextcloud chez le Cloud Girofle, mais avec son propre domaine. Pour un Nextcloud sur un domaine du type quelquechose.girofle.cloud, procédure n'est pas nécessaire.

Il y a 3 entrées DNS (de type CNAME) à configurer, nous vous enverrons les valeurs à renseigner par email 📧

Chez Gandi

1. Sélectionnez votre domaine en cliquant sur "Nom de domaine", puis sur le nom de domaine

domain-gandi.png

2. Allez dans l'onglet "Enregistrements DNS"


3. Cliquez sur "Ajouter"


4. Complètez les informations pour le champ CNAME