Migrer depuis mon ancien fournisseur

Mailcow (l'outil utilisé par le Cloud Girofle) propose un outil permettant la récupération automatique des boîtes mail. Voilà la procédure à suivre. Ça peut ne pas être très évident, du coup on vous invite à nous contacter pour qu'on puisse vous assister.

L'outil à prendre en main s'appelle "Taches de synchronisation". Nous allons voir comment l'utiliser.

Capture d’écran du 2023-09-15 18-10-56.png

Quelle procédure dois-je suivre pour MES boites mails?

  1. Commencez par faire du ménage. Certaines boites ne sont peut-être plus utilisées et peuvent être supprimées, ou remplacées par une redirection. Certains messages peuvent aussi être supprimés pour diminuer la place occupée sur le serveur, notamment les vieux et gros.
  2. Se connecter à MailCow (en tant qu'administrateur⋅ice de domaine), avec les identifiants fournis par le Cloud Girofle
  3. Créer toutes les boîtes mail dont vous aurez besoin, notez bien les mots de passe à chaque fois.
  4. Créer une "Tâche de synchronisation" pour chacune de ces boîtes mails (voir plus bas sur comment configurer la synchronisation) : une tâche de synchronisation va aller récupérer le contenu de votre boîte mail chez votre ancien fournisseur de mail, et la recopier chez le Cloud Girofle. Ainsi, vous aurez l'assurance de ne pas perdre de mails dans la migration. La synchronisation prend de l'ordre de une demi-heure par giga-octet à synchroniser (il est possible de créer des synchros pour plusieurs boîtes mais elles ne s'exécuteront pas en parallèle). Votre boite est toujours fonctionnelle pendant la synchro.
  5. Attention la synchro ne concerne que les messages, pas les contacts. Exportez les s'ils sont stockés en ligne (et non dans votre logiciel de messagerie en local).
  6. Une fois la synchronisation lancée (et lancée sans erreur), faites une sauvegarde de votre zone DNS (ou notez tous les champs existants, vous en aurez besoin pour la suite.
  7. Réalisez la configuration des pointages DNS (voir plus bas) : une fois propagés, le courrier arrivera directement chez le Cloud Girofle. Attention pour avoir l'auto-détection/auto-configuration des calendriers et contacts partagés, il faut rajouter deux lignes en plus dans les DNS (voir plus bas).
  8. Configurer vos clients mails avec la nouvelle adresse et les paramètres du serveur de mails de Girofle. Vous pouvez vérifier que vos mails sont bien tous présents.
  9. Importez vos contacts à partir du fichier généré lors de leur exportation.
  10. Le lendemain, vous pouvez désactiver la tâche de synchronisation.

Et pour migrer toutes les boites d'un domaine ?

Si vous migrez toutes les boites d'un domaine d'un serveur mail vers celui de CG, vous devez en plus considérer les points suivants:

Il va donc falloir bien préparer votre migration pour ne pas vous faire des ennemis pour 7 générations et communiquer à l'avance auprès de vos utilisateur-ices de manière à :

Certain-e-s seront peut-être complètement perdu-e-s et il vous faudra rappeler quelques notions de base ainsi qu'une explication du processus de migration (voir ci-dessous).

Dans les paramètres MailCow de votre domaine:

Quota de taille de boite mail

Il est possible que la taille annoncée par l'ancien hébergeur soit différente de la taille après synchronisation. Nous avons constater des écarts de 1 à 3 (à la hausse). Soyez donc large pour la période de synchro quitte à réduire le quota une fois la taille connue sur le serveur Girofle.

Processus de migration à communiquer aux utilisateur-rices

A adapter et éventuellement à mettre à jour avant envoi...

Actuellement ton serveur (de mail) est Untel. Ta boite va être déplacée sur le serveur de mail de Cloud Girofle. Plus exactement, une boite de même nom (xxx@domaine.net) va être créée sur le Cloud Girofle et celle sur Untel va être supprimée.

Tes messages vont être déplacés d'une boite à l'autre, normalement tu vas n'en perdre aucun.

Tes contacts ne vont pas être déplacés (le logiciel de migration ne le permet pas), ils ne seront pas accessibles après la migration et vont disparaître quand la boite sur Untel va être supprimée. Peut-être tu vas devoir faire un truc pour les récupérer, à voir plus bas.

Avec un logiciel de messagerie (par ex Thunderbird) tes messages (envoyé et reçus) peuvent être stockés sur le serveur de mail ET sur ton ordi (les 2 sont alors synchronisés), ou être conservés uniquement sur ton ordi. Dans ce dernier cas la migration ne devra migrer que les mails qui n'ont pas encore été déplacés du serveur vers ton ordi (ceux qui sont arrivés depuis ta dernière consultation).

Avec un logiciel de messagerie tes contacts sont stockés sur ton ordinateur. Et donc pas besoin de les transférer d'un serveur à l'autre.

Avec un webmail tes contacts sont stockés sur le serveur. Il faut alors les exporter (il y a un menu ou un bouton pour ça). L'export crée un fichier sur ton ordi. Une fois la migration faite (changement de serveur mail, les contacts ont disparu) il faut faire une importation des contacts, avec le fichier précédemment créé.

Si tu utilises parfois un logiciel sur ton ordi (Thunderbird) et parfois un webmail (Roundcube ou Sogo), tu as sans doute des contacts, plus ou moins les mêmes) dans Thunderbird et dans RoundCube/Sogo. Il vaut mieux profiter de la migration pour exporter les contacts de Thunderbird plutôt que ceux du serveur, pour les importer dans le nouveau serveur après migration. Comme ça, pour un temps, tu auras les mêmes contacts dans Thunderbird et dans Roundcube/Sogo.

Comment conserver ses messages uniquement sur son ordi : voir ici

Ouf, quelle plaie l'informatique qui nous rend la vie plus facile.

Concrètement, que dois-je mettre comme paramètres pour configurer la tâche de synchronisation ?

Pour OVH

Le chiffrement doit être mis à STARTTLS. Votre identifiant est votre adresse mail complète. Le serveur peut changer, c'est le serveur qui est déclaré dans l'entrée DNS imap.

Capture d’écran du 2023-09-15 18-07-26.png

Pour Gandi

La configuration est la même que pour OVH, avec les différences suivantes :

Dans tous les cas

Nous vous conseillons de laisser les valeurs par défaut :

Options synchro MailCow (def).png

Si vous utilisez votre boite (sur l'ancien serveur) pendant la synchro vous aurez intérêt à activer l'option --delete2. Mais désactivez-là avant de changer les DNS sinon les nouveaux messages arrivant sur le nouveau serveur vont être effacé dès leur arrivé puisque non présents sur l'ancien serveur!

Comment configurer mon DNS

Attention, cette configuration n'est à réaliser que lorsque vous souhaitez finaliser la migration de vos mails. Une fois cette configuration mise en place, il faudra attention ~24h pour qu'elle soit propagée sur le réseau.

Suppression des enregistrements qui dirigent vers votre ancien hébergeur

Chez Gandi:

  • @ 10800 IN MX 10 spool.mail.gandi.net.
  • @ 10800 IN MX 50 fb.mail.gandi.net.
  • @ 10800 IN TXT "v=spf1 include:_mailcust.gandi.net ?all"
  • et quelques autres dont la valeur contient "mail" et "gandi"...

Ajout des enregistrements qui dirigent vers Girofle

Voici la configuration à remplir (attention les points en fin de ligne sont importants et à conserver).

Domaine
Type
TTL
Priorité / Poids / Port
Cible
ne rien mettre ici MX 3600
mail.girofle.org.
autodiscover CNAME 3600

mail.girofle.org.
_autodiscover._tcp SRV 3600
0 0 443 mail.girofle.org.
autoconfig CNAME 3600
mail.girofle.org.
ne rien mettre ici
TXT
3600

v=spf1 include:chif.fr include:mailgws.retzo.net ~all
_dmarc CNAME 3600

dmarc2023.girofle.org.
dkim._domainkey TXT
3600

[a trouver dans MailCow, voir ci-dessous 🤓]

MailCow, dans l'onglet Domaines, donne l'état des DNS : données attendues et données actuelles. Cela permet de voir l'avancée de la propagation sur le réseau.

Comment avoir la détection du calendrier et des contacts ?

Il faut rajouter les entrées DNS suivantes (attention les points en fin de ligne sont importants et à conserver):

Domaine
Type
TTL
Priorité
Poids
Port
Cible
_carddavs._tcp 
SRV 3600 10
1
443
mail.girofle.org.
_caldavs._tcp
SRV 3600 10
1
443
mail.girofle.org.

Ou depuis le mode "expert":

_carddavs._tcp IN SRV 10 1 443 mail.girofle.org.
_caldavs._tcp IN SRV 10 1 443 mail.girofle.org.


Revision #21
Created 15 September 2023 15:56:52 by Maxime
Updated 29 November 2023 20:51:30 by Marc