Gérer ma boite mail

Utiliser le service d'emails. Cette section est à destination des personnes ne gérant qu'une seule boite mail.

• Notions de base
• Débuter avec les mails du Cloud Girofle
• Changer son mot de passe
• Trucs et astuces

Notions de base

Ou est la boite ?

Ta boite mail est hébergée sur un serveur (un ordinateur dans un datacenter, ou un garage de Chaton) sur lequel tourne un logiciel serveur de mail (MailCow pour le Cloud Girofle).

Webmail et logiciel de messagerie

Roundcube, Sogo et Thunderbird sont des moyens de consulter ta boite mail.

Roundcube et Sogo sont des "webmail" que tu utilises via un navigateur web (Firefox par exemple) depuis n'importe quels bouzins numériques (ordinateur, tablette ou téléphone), les tiens ou ceux des autres (si tu connais par cœur l'adresse de connexion, ton ID et ton MdP). Tu peux utiliser alternativement Roundcube ou Sogo, tous tes messages et contacts sont visibles chaque fois, c'est comme utiliser 2 paires de jumelles pour regarder le même panneau d'affichage planté au loin.

Thunderbird est un "logiciel client de messagerie" installé sur ton ordinateur. Il a plus de fonctionnalité que les webmails (Roundcube ou Sogo). Et comme il est installé sur ton ordi, il peut mémoriser tes messages pour quand tu seras hors ligne.

Où sont mes données (messages et contacts) ?

Messages

Par défaut sur le serveur de mail, donc quelque part sur internet, dans les mains de gens que c'est peut-être gentils ou peut-être pas.

Avec un webmail, il n'y a pas d'alternative, les données sont sur le serveur.

Un logiciel de messagerie peut déplacer tes messages du serveur vers ton ordi, dans ce cas tes messages ne sont plus sur le serveur, ils ne sont plus consultables depuis un autre bouzin numérique via un webmail (Roundcube ou Sogo). C'est une question de paramétrage du logiciel ou plus exactement de paramétrage du "compte" créé dans le logiciel (un compte = une boite mail). On peut faire aussi ça avec un filtre.

Avec un logiciel de messagerie tes messages (envoyé et reçus) peuvent donc être stockés sur le serveur de mail ET sur ton ordi (les 2 sont alors synchronisés), ou être conservés uniquement sur ton ordi. Dans ce dernier cas les messages sont déplacés lors de la consultation avec le logiciel de messagerie ; via le webmail tu ne peux voir que les mails qui sont arrivés depuis ta dernière consultation avec le logiciel de messagerie (ceux qui n'ont pas encore été déplacés du serveur vers ton ordi).

Conserver ses messages uniquement sur son ordi avec Thunderbird:

• C'est moins sûr, il faut faire des sauvegardes de ton disque pour le cas où lui ou l'ordi devient HS.
• Ca prend moins de place sur le serveur de mail (donc sur internet).
• Ca diminue les conséquences d'un piratage de ta boite mail car elle ne contient pas tes messages.
• Ce n'est pas possible si la boite est utilisée par plusieurs personnes (depuis plusieurs ordis).

Si c'est pertinent pour toi, c'est assez simple à faire : déplaces les messages des dossiers "Courrier entrant" et "Envoyés" (et quelques autres) vers des dossiers situés dans "Dossier locaux".

Tu peux créer un filtre qui fera le transfert tout seul à la réception des messages. Ou utiliser le protocole POP plutôt que IMAP mais c'est plus compliqué.

Contacts

Les contacts peuvent être stockés à différents endroits : sur ton ordi, dans la boite mail ou dans un carnet d'adresse distant (CardDAV).

Si tu as un carnet d'adresse distant, tu pourras y accéder depuis un logiciel de messagerie et depuis un webmail.

Si tu n'as pas de carnet d'adresse distant : Avec un logiciel de messagerie tes contacts sont stockés sur ton ordinateur. Avec un webmail tes contacts sont stockés sur le serveur.

Si tu utilises parfois un logiciel sur ton ordi (Thunder) et parfois un webmail (Roundcube ou Sogo), tu as sans doute des contacts, plus ou moins les mêmes) dans Thunderbird et dans RoundCube/Sogo. Tu peux exporter les contacts de d'un des 2 endroits pour les importer dans l'autre. Comme ça, pour un temps, tu auras les mêmes contacts dans Thunderbird et dans Roundcube/Sogo.

Débuter avec les mails du Cloud Girofle

Première connexion

La procédure pour te connecter la première fois :

• Aller sur https://mail.girofle.org
• Identifiant : celui qu'on t'a communiqué
• mot de passe : le mot de passe temporaire qu'on t'a communiqué
  
• tu devras changer ton mot de passe à la première connexion

Tu pourra revenir sur cette page si tu souhaites administrer ta boite mail plus tard.

Webmail Roundcube

Pour accéder à votre Webmail, allez sur la page: https://mail.girofle.org/rc/

Et renseignez votre identifiants de connexion. Votre nom d'utilisateur correspond à votre email.

Configurer un logiciel ou une app de mail

• Il y a une procédure pour configurer Thunderbird ou K9-Mail
  

Logiciel Thunderbird

Si vous ne l'avez pas déjà, commencez par installer Thunderbird sur votre ordinateur en le téléchargeant depuis ce lien.

Si c'est la première fois que vous utilisez Thunderbird, il vous proposera directement de créer un compte. Votre adresse email existe déjà.

Si vous avez déjà un compte, vous pouvez ajouter un compte en passant par le menu en haut à droite.

Renseignez votre nom complet (vos futurs destinataires le verront apparaître à coté de votre adresse email), ainsi que votre adresse email et votre mot de passe (fournis par votre collectif). Puis cliquez sur "Continuer".

Choisissez IMAP ou POP, selon si vous voulez conserver votre email sur votre ordinateur uniquement (POP) ou les synchroniser avec notre serveur (IMAP). Puis cliquez sur "Terminer".

La configuration des serveurs et ports devrait se remplir automatiquement. Si ce n'est pas le cas, faites nous signe par email.
Si l'auto-configuration n'a pas fonctionné, voici les informations à saisir:

• IMAP
  • nom du serveur : mail.girofle.org
  • port : 993
• SMTP
  • nom du serveur : mail.girofle.org
  • port : 465

Vous pouvez ensuite configurer votre carnets d'adresses en cliquant sur "Connecter tous les carnets d'adresses".

Vous pouvez également configurer vos agendas personnels

Lorsque vous cliquez sur "Connecter" en face de chaque agenda, vous verrez une fenêtre de configuration apparaître. Vous pouvez laisser les paramètres par défaut.

Bravo ! Vous avez maintenant terminé !

Si vous utilisez la version 115 de Thunderbird (alias Supernova), vous pourrez retrouver les accès à vos calendriers et carnets d'adresses dans le menu de gauche.

Serveur sortant (SMTP)

Ces paramètres sont automatiquement renseigné lors de la création d'un compte.

Changer son mot de passe

Pourquoi ?

Pour la confidentialité de vos données et pour éviter que votre boite ne soit utilisée pour envoyer des spams (ce qui nuit au serveur lui-même et donc aux autres utilisateurs), il est vraiment important d'avoir un mot de passe fort (pas "1234") et connu de vous seul.

Lors de l'ouverture de la boite ou après une perte de mot de passe,  il est possible qu'un-e administrateur-rice doivent vous donner un nouveau mot de passe. Une fois à nouveau connecter à votre boite vous devez le changer pour que même l'administrateur-rice ne le connaisse pas.

Comment faire ?

il n'est pas possible de changer son mot de passe depuis SOGo ou RoundCube ou un logiciel de messagerie (Thunderbird).

Vous devez le faire depuis votre interface d'administration de boite mail, ici : https://mail.girofle.org/

Cliquez sur le bouton vert Connexion, pas sur les boutons SOGo ou RoundCube.

Il y a ensuite un lien pour changer le mot de passe.

Qu'est-ce-qu'un mot de passe fort ?

C'est un mot de passe qui ne peut pas être deviné par votre entourage et qui ne fait pas parti de la liste des mots de passe classiques qui vont être essayés par les robots.

• Il peut être court s'il est complexe. Cliquez sur le bouton Générer.
• Il peut être facile à retenir s'il est long. Saisissez une phrase.
• Il peut être facile à retenir ET court si vous vous creusez vraiment là tête pour trouver un truc original sans lien avec votre vie.

Un mot de passe fort ne le reste pas indéfiniment. Pensez à le changer régulièrement, minimum tous les ans.

CONSEIL : utilisez la 1ère option (mot de passe aléatoire généré automatiquement) et utilisez le gestionnaire de mot de passe de Thunderbird (ou autre client de messagerie) ou celui de Firefox (ou autre navigateur) si vous utilisez Sogo ou RoundCube.

Gestionnaire de mots de passe

Un gestionnaire de mots de passe va mémoriser pour vous, de manière sécurisés, tout vos mots de passe. Ils peuvent alors être forts, nombreux et différents pour chaque site où vous devez vous identifier.

Pour que l'utilisation d'un gestionnaire soit sécurisé il faut:

• que les mots de passe soient stockés de préférence sur votre machine plutôt qu'en ligne ;
• dans un logiciel Open source ;
• de manière cryptée (on ne peut les retrouver en farfouillant dans les fichiers du gestionnaire) ;
• que la restitution des mots de passe enregistrés ne se fasse qu'en échange d'un mot de passe principal ;
• et faire une sauvegarde des données du gestionnaire (avec vos autres données personnelles).

Vous oubliez donc l'idée de confier vos mots de passe à un GAFAM, merci.

Le gestionnaire va remplir pour vous les champs "Identifiant" et "Mots de passe". Si vous avez plusieurs identités sur un même site (par exemple plusieurs boites à consulter sur un même serveur de mails) vous aurez une liste déroulante qui vous permettra de choisir l'identité à utiliser.

Mozillouille

Sous Thunderbird (logiciel de messagerie), menu Paramètres > Vie privée et sécurité > Mots de passe :

Sous Firefox (navigateur internet), menu Paramètres > Vie privée et sécurité > Mots de passe :

Dans les 2 cas vous pouvez :

• saisir et modifier votre mot de passe principal ;
• consulter les mots de passe enregistrés.

Il y a aussi des logiciels spécifiquement fait pour ça, par exemple Keepass, qui permet entre autre de remplacer ou compléter le mot de passe principal par une clé physique (authentification à 2 facteurs).

Sauvegarde de vos mots de passe stockés en local

Vos mots de passe sont donc dans une boite sécurisée dont vous êtes le seul a avoir la clé. Attention la boite peut disparaître, par exemple quand vous changez d'ordinateur ou que vous réinstallez le système.

Sous Linux, cette boite sécurisée est dans votre dossier personnel. Il suffit donc de sauvegarder ce dossier sur un disque externe. Ou sur 2 c'est encore mieux, et vous ne les rangez pas à coté de votre ordi (ils pourraient être volé ou détruit en même temps que lui).

Sous Viandox, je sais pas.

Sauvegarde de vos mots de passe stockés en ligne

Si vos mots de passe sont stockés en ligne, par exemple avec Firefox Sync vous n'avez rien de particulier à faire, a part faire confiance à celleux à qui vous les avez confié ;-)

Trucs et astuces

Comment gérer le niveau de l'anti-spam ?

Depuis votre interface d'administration de boite mail, vous pouvez configurer le niveau des règles anti-spam (ou anti-pourriel dans la langue de Molière). Pour cela il vous suffit d'aller dans l'onglet "Filtre de spam".

Les notes

Pour chaque mail que vous allez recevoir sur votre boite mail chez nous (en @girofle ou non), nos serveurs lui attribueront une note. Plus la note est proche de zéro, plus le mail est considéré comme légitime. Cette note dépend de plusieurs critères.

Exemples de critères :

• est-ce que l'émetteur utilise ou non une adresse IP connue comme envoyant du pourriel
  
• est-ce que le mail est bien signé: pas votre signature de mail à vous, mail celle que le serveur émetteur rajoute avant d'envoyer votre mail, un peu comme un tampon chez la Poste, mais en mieux
  
• est-ce que le contenu du mail contient des liens vers des sites malveillants
• ...

La liste est longe ! Les deux curseurs servent à définir le traitement fait à ce mail en fonction de la note qui lui a été attribuée. Pour illustrer avec des extrêmes: si vous mettez les deux curseurs entièrement à droite, tous les mails arrivons dans votre dossier de mail principal (même les pourriels avérés). A l'inverse si vous mettez les curseurs complètement à gauche, tous vos mails seront rejetés (vous ne les verrez pas du tout). Si en revanche vous mettez que le curseur de droite complètement à droite mais que vous laissez celui de gauche là ou il est, tous les mails considérés comme pourriels arriverons dans votre dossier Spam.

Nous recommandons de laisser les valeurs par défaut.

Les listes

Il est sinon possible d'ajouter des listes indiquant les domaines pour lesquels nos serveurs ne vont pas prendre compte de la note du mail. Ainsi, si vous ajoutez "mailgun.net" dans la liste blanche, tous les mails arrivants depuis une adresse en @mailgun.net sera traitée comme légitime et ira dans votre dossier principal de boite mail.

La documentation officielle est détaillé là, mais en anglais.

Comment rediriger tous les mails vers une (ou des) autre(s) boîte(s) mail ?

Il faut se connecter dans SoGo :

Puis aller sur la petite roue dentée de configuration de la boîte mail :

Dans l'onglet "Courrier" :  

Puis "Transfert" (tout à droite) : 

Il est alors possible de :

• Définir une liste d'adresse auxquelles les mails entrants seront transférés
• Définir s'il faut garder une copie locale des mails transférés

Attention, si le message suivant s'affiche :

Il faut cliquer sur le bouton rouge "Let SoGo handle everything", et ça désactivera d'éventuels filtres qui auraient été mis via RoundCube ou directement via Mailcow.

Comment déléguer la gestion d'une boîte mail à une autre personne ?

On souhaite permettre à une autre personne d'administrer sa boîte mail. Ici, Maxime (maxime@girofle.org) souhaite donner au compte coucou (coucou@girofle.org) la possibilité de lire, trier ses emails, et répondre à sa place.

On suppose que les deux boîtes mail (coucou@ et maxime@ ont bien été créées). L'opération se passe dans SoGO

(1) Maxime délègue la gestions de la boîte mail, en allant sur les ... à côté du nom de la boîte et en cliquant sur délégation :

(2) On sélectionne l'adresse mail à qui on veut déléguer la gestion de la boîte et on clique sur enregistrer

(3) On partage le ou les dossiers souhaités. Pour cela, sur chacun des dossiers, on clique sur les ... à côté de son nom et on clique sur Partage...

(4) On sélectionne l'utilisateur à qui on partage, et les permissions qu'on donne.

(5) L'utilisateur coucou@girofle.org peut maintenant voir les fichiers partagés par l'utilisateur maxime (dans le dossier "Autres utilisateurs". Il peut aussi expédier des courriers en son nom.

(Roundcube) Mettre en place un message d'absence

C'est également possible de mettre en place un message d'absence dan SoGo.

Dans Roundcube, il faut aller dans les paramètres, choisir message d'absence. On peut laisser vides les lignes dans "Paramètres avancés". Par contre il faut bien penser à mettre l'état du filtre à "MARCHE"