Dossier de groupe

Pour collaborer dans un espace de travail, la création d'un dossier, partagé avec un groupe d'utilisateurs, est la méthode généralement utilisée.
L'avantage de cette méthode est sa facilité de mise en œuvre : tout utilisateur peut créer un dossier et définir les autorisations par groupe ou utilisateur ouverts au partage. Son inconvénient : chaque élément (document ou sous-dossier) hérite des droits définis au niveau du dossier, sans dérogation possible.

La gestion par "Dossier de groupes" est la solution pour parvenir à une gestion fine des autorisations sur le dossier, ses documents et sous-dossiers.
Le Dossier de groupes est créé par un profil Administrateur qui définit le ou les groupes affectés au dossier puis attribue des « autorisations avancées » à un ou plusieurs groupes et/ou un ou plusieurs utilisateurs
Les utilisateurs ayant des « autorisations avancées » peuvent autoriser ou interdire, sur les documents ou sous-dossiers, les droits hérités du dossier parent.

Si une personne quitte un collectif et que cette personne est propriétaire d'un dossier utile à d'autres membres, il faudra copier tout le contenu du dossier vers un.e autre utilisateurice sinon ce contenu sera perdu lors de la suppression du compte du membre qui part.
Pour éviter ce cas, le plus simple est de créer des dossier de groupe, qui ne seront pas supprimés lors du départ d'un.e membre.

Installer l'application "Group Folders"

Cette étape n'est à réaliser qu'une seule fois.

Pour réaliser cette étape, vous devez être administrateurice.

Puis chercher l'application qui s'appelle "Group folders", et cliquez sur "Télécharger et activer".

Créer le dossier de groupe

Cette opération est réalisée par un profil Administrateur.

Aller dans le Menu Paramètres d’administration, puis sélectionner Dossier de groupes

Définir les paramètres du Dossier de groupes

Nom du dossier
Veiller à ne pas utiliser le nom d’un dossier existant

Groupes
Sélectionner les groupes avec lesquels le dossier est partagé

Quota
Si besoin, définir un quota

Autorisations avancées
Cocher la case, puis sélectionner utilisateur(s) et/ou groupe(s) autorisés à gérer des autorisations spécifiques à l'intérieur du dossier de groupes

Mettre à jour les droits d'accès

Cette opération est ouverte aux personnes bénéficiant des Autorisations avancées sur le Dossier de groupes.

Les autorisation avancées vous permettent de partager des accès à certains fichiers ou dossier de manière assez fine. Nous déconseillons de donner les autorisations avancées à des personnes qui n'ont pas été formées au préalables sur les impacts possibles de ses accès (avec les autorisation avancées, il est notamment possible de cacher l'existence de certains dossiers).

Une fois les autorisations avancées activée pour un.e utilisateurice, iel peut réaliser les étapes suivantes.

1- Cliquer sur l’icône Partager du dossier

2- Cliquer sur Ajouter une règle d’autorisation avancée pour sélectionner un utilisateur ou un groupe

3- Ajuster les droits fonction par fonction

FAQ

Est-ce que je perds mes liens de partages si je déplace un document vers un dossier de groupe ?

Si le lien de partage est fait sur un fichier ou dossier, et que vous le déplacer vers un dossier de groupe (ou ailleurs), le lien de partage est conservé.

Attention: si en revanche vous avez un dossier A et que vous souhaitez le convertir en dossier de groupe, il faudra créer un dossier de groupe B, puis déplacer tous les documents du dossier A vers le dossier B. Les liens de partage fait sur le dossier A seront perdu. Les liens de partages fait sur les documents à l'intérieur du dossier A, eux, seront conservés.

J'ai enlevé les accès de tous les groupes (y compris les miens) des autorisations d'un dossier, du coup je n'y ai plus accès, comment faire ?

En tant qu'administrateur, il faut se rendre sur la page de gestion des utilisateurices et groupes, et s'enlever des groupes pour lesquels les autorisations ont été enlevées. Vous devriez retrouver l'accès à votre dossier, et pouvoir réparer les problèmes d'accès. Une fois les autorisations rétablie, n'oubliez pas de remettre votre utilisateur dans les groupes d'origine.